Ordförande
- Styra och leda styrelsens arbete
- Kalla till års- och styrelsemöte
Kan delegeras till andra ledamöter vid behov: (Se nedan)
- Tillsammans med kassören teckna firman
- Skriva verksamhetsberättelse inför årsmötet
- Arkivera styrelseprotokoll i original
- Arkivera alla dokument från årsmötet
- Arkivera övriga relevanta dokument
- Upprätta/underhålla medlemsregister inkl. e-mailadresser
Vice ordförande
- Ansvarig om ordförande inte kan närvara (Styrelse/årsmöte)
- Ansvarig och förvaltning av medlemsregistret
Kassör
- Skatteverket
– Kontaktperson mot Skatteverket.
– Deklarera en gång/år (Inkomstdeklaration 3).
– Arkivera dokument enligt gällande lag.
- Bank Nordea– Kontaktperson mot Nordea.
– Ansvarig för in- och utbetalningar på Optikens Plusgirokonto hos Nordea (specifikationer och verifikationer).
– Göra bokslut (kalenderår).
-Sända faktura på årsavgiften till samtliga medlemmar, bevaka inbetalningarna.
– Arkivera dokument enl gällande lag.
- Övrigt– Tillsammans med ordförande teckna firma såvida detta inte delegerats andra ledamöter.
– Delta aktivt i styrelsens arbete och möten.
Sekreterare
- Ska föra protokoll över styrelsesammanträden
- Se till att protokollen blir undertecknade och godkänt av ordförande
- Förvaring av kopior av protokollen
- Lämna förslag till verksamhetsberättelse
- Har också ansvar för Grannsamverkan
Gaturepresentant
- Vara gatans ansikte gentemot villaföreningens styrelse (Informations spridning till hushåll)
- Hälsa nya hushåll välkomna och informera om villaföreningen syfte och uppgift.
- Skötsel samt underhåll av gatans grönområde (Klippning, Städdagar)
Grannsamverkan
- Kontaktombud mot Polisen och Järfälla kommun. (Information spridning inom Villaföreningen)
- Registrering (Polisen och Kommunen) av Grannsamverkan för OPTIKEN
- Se till att utrustning så som skyltar på respektive gata är hela och rena samt beställa nya vid behov.
- Se till att kontakta Polis och kommunen vid iakttagelser och brott har begåtts
- Sköta om gator (Städning, Skåp, Skador), belysning på gator samt mark i vårt närområde.
Revisor
- Ska granska ekonomin och säkerställa att styrelsen sköter sitt uppdrag.
- Redovisa ekonomin för villaföreningen vid varje årsmöte
Valberedning
- Ge förslag till nya förtroendevalda (Ledarmöter i styrelsen).
- Valberedningen ska vara aktiv och lyhörda mot deras medlemmar (Hushållen).
- Delge deras syn på hur styrelsen sköts.
Adjungerad
- Adjungera betyder att välja in en eller flera personer som tillfälligt får delta i styrelsens arbete, till exempel delta på ett styrelse- eller medlemsmöte. En adjungerad styrelsemedlem har yttrande- och förslagsrätt, men inte rösträtt.
- Varför man vill ha en adjungera deltagare är att denna person/er senare kan väljas in som i styrelsen vid nästa årsmöte.
Hemsida & E-post
- Ansvarig för design, uppdatering, innehåll, behörighet, E-post, mailboxar m.m
Chattforum (Whatsup)
- Ansvarig för upplägg av grupp samt upplägg och borttagande av styrelsemedlemmar
- Installation samt instruktion hur man använder tjänsten